CONSTANCIA

La constancia

Es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por autoridad competente a petición del interesado.
En el ámbito escolar es muy común que se nos solicite una constancia de estudio para realizar algunos trámites.
En el ámbito bancario se nos puede solicitar una constancia de pago para comprobar la solvencia económica.
Constancia laboral :En este tipo de escritos se suele describir de manera breve el tipo de trabajo desempeñado y el puesto que ocupaba, puntualizando sobre su buen desempeño, responsabilidad y otras cualidades.

EJEMPLO:

CONSTANCIA

cd. Cuauhtémoc, Chih, 21 de noviembre de 2014

A QUIEN CORRESPONDA:

                En mi carácter de secretario de la Escuela Comercial Moderna, hago constar que la señorita MARIA DE LA LUZ GUTIERREZ, quien firma al calce para identificación, estudia en este plantel las materias de Correspondencia y Organización de Oficinas, los lunes, miércoles y viernes, de las 19:00 a las 21:00 horas.

                Para los efectos que a la interesada convenga, se extienden la presente constancia.

Juan José Moreno

Secretario

Ma. De la Luz Gutiérrez

JJM/eg

Testimonio escrito firmado por persona con autoridad bastante o reconocida para expedirlo. Se formula a petición del interesado para atestiguar un hecho cualquiera.

MELCH/jrg

MINUTA

¿Qué es una minuta?
En el mundo actual en que vivimos es imprescindible la comunicación, verbal, o escrita, gestual, grafica, y simbólica, ésta es importante para los individuos, ya que es una formade incertarse en el ámbito donde se encuentran y se considera un instrumento fundamental para mostrar el reflejo de lo que es cada uno.
La comunicación escrita conlleva a la permanencia de lainformación que se requiere, permitiendo así mantenerla en el tiempo y conseguirla en búsquedas futura, como por ejemplo, una carta, memorandum, informe, acta, minuta telegrama, oficio, etc, cada una concaracterísticas particulares. En este sentido, haciendo referencia a la Minuta, ésta es es un documento escrito, de carácter informativo, por la naturaleza de esta hace las veces de acta, solo que conuna redacción muy breve que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta formal. 

ACUERDO

ACUERDO

Referencia 234, 17-5

Cuauhtémoc, Chih., 20 de noviembre de 2014

Al C. Jefe del Departamento Administrativo:

                Con cargo a la partida 6178911, del presupuesto en vigor, sírvase usted extender a la señorita Josefina Walker y Zuazúa nombramiento de Oficial Administrativo “A” del Departamento de Legislación, a contar del 16 del mes próximo.

EL SECRETARIO

Lic. Enrique Hernandez Zúñiga

EHZ/eg

Orden o resolución que dictan una o varias personas con autoridad reconocida, y que deben ser cumplidas.

MELCH/jrg

REGLAMENTO

Reglamento:

Un reglamento son una serie de normas que nos ayudan a estar en armonía y a mantener el orden dentro de una sociedad, las partes elementales de un reglamento son el titulo y las personas a las que va dirigido el reglamento, las normas enumeradas por orden de prioridad y estar brevemente especificado cada punto y que institución promueve dichas reglas, al igual que las consecuencias de infringir las reglas establecidas.
las normas de prohibición es todo aquello que no este permitido en la institución, las de permisión es todo lo que sea posible realizar o incluso una obligación y las de descripción es una breve explicación a cada una de las anteriores.

EJEMPLO:

REGLAMENTO PARA DICTADO Y TRANSCRIPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

1.       Los jefes encargados de dictar la correspondencia, se ajustaran a estas cualidades de estilo en materia de redacción.

CLARIDAD, PRESICION, CONCLUCION, PROPIEDAD, SENCILLEZ Y CORTESIA.

                Principalmente CONCISION, para ahorrar tiempo en el dictado.

2.       Los empleados taquimecanógrafos se registran para estas normas:

I.                    Tomar el dictado de acuerdo con la técnica de escritura correcta:

a)      Signos reducidos y proporcionales.

b)      Gruesos, delgados y perfiles bien marcados.

c)       Espacios cortos entre los estenogramas.

d)      Escritura uniforme, de trazo suave y seguro.

II.                  Comprender el asunto dictado, en el mismo momento en que se dicte:

a)      Por la atención presentada

b)      Por la cultura o preparación que se posea.

c)       Por el conocimiento del asunto de que se trate.

III.                Leer, antes de la transcripción, el texto dictado, para aclarar o corregir los signos, si procede, y puntuar el tema en color distinto al de la Taquigrafía, para evitar confusiones.

IV.                Hacer la transcripción a máquina, dentro de estas condiciones del trabajo eficiente (MOTE):

a)      Mecanografía, sin errores.

b)      Ortografía, incluyendo puntuación y acentuación

c)       Transcripción fiel

d)      Acabado estético del mecanógrama

V.                  Comprobar, antes de presentar a firma las cartas, que son correctas dentro de las condiciones antedichas.

VI.                Agregar, en su caso, los anexos correspondientes.

VII.              Tomar nota de las equivocaciones en que se incurra, para evitarlas en el sucesivo. 

Conjunto de ordenes o reglas que rigen funciones y actividades.

MELCH/jrg

INSTRUCTIVO

Instructivo

Los textos instructivos (instructivo es el término con el que se nombra al documento correspondiente, generalmente en forma de manual o folleto o tríptico, incluso como leyenda impresa en un recipiente) tienen como propósito dirigir las acciones del lector; generalmente se aplican para resolver problemas de la vida cotidiana.
Los textos instructivos tiene el propósito de orientar los procedimientos en forma detallada, clara y precisa para realizar alguna actividad simple o compleja.
El texto instructivo suele describir la lista de elementos necesarios para realizar la tarea correspondiente y, por supuesto, los pasos a seguir en el procedimiento.

EJEMPLO:

INSTRUCTIVO

Sobre las condiciones del trabajo eficiente.

El trabajo eficiente ha de reunir estas condiciones: exactitud, rapidez, economía y belleza.

A efecto de poder cumplir con tales condiciones, se recomiendan las medidas necesarias para lograrlas:

1º. Exactitud

a)      Comprender previamente lo que se va a hacer.

b)      Forjar buenos hábitos

c)       Aprovecha en cada trabajo, la experiencia obtenida.

d)Trabajar con seguridad y confianza.

2º. Rapidez

a)      Establecer normas y fijar límites de tiempo para la ejecución de las tareas, sobre todo las rutinarias.

b)      Disciplinar los hábitos de trabajo mediante el ejercicio de las facultades físicas y mentales.

c)       Controlar los impulsos nerviosos.

d)      Estimular constantemente la voluntad.

3º. Economía

a)      Emplear personal especializado.

b)      Distribuir racionalmente el trabajo

c)       Utilizar los equipos y materiales más  prácticos

d)      Reglamentar las labores

e)      Fijar límites de rendimiento mínimo a cada empleado

f)       Estimular al personal

g)      Supervisar las labores

h)      Evitar los desperdicios

4º. Belleza

a)      Limpieza impecable en la ejecución

b)      Distribución armónica de sus elementos

c)       Uso adecuado e inteligente de los recursos de atracción: tipos, colores, espacios, lemas.

Documento en el cual se contienen instrucciones o reglas para el trámite, desarrollo y buen acabado de un trabajo.

MELCH/jrg 

ACTA

ACTA:

ACTA DE NACIMIENTO: Es un acta redactada por una autoridad competente en el caso de México es expedida por un Juez de Registro Civil con el fin de identificar a un ciudadano mexicano.
ACTA DE MATRIMONIO: Es un acta expedida por un Juez de Registro Civil durante un acto legal en el que dos personas contraen nupcias y celebran un contrato matrimonial.
ACTA DE DEFUNCIÓN: Es un acta suscrita y validada por un Juez de Registro Civil, en el caso de México, que tiene por objeto dar fe del fallecimiento de una persona.
ACTA DE DIVORCIO: Se le llama acta de divorcio a la resolución por parte de un juez competente que determina que una pareja está divorciada.
ACTA ADMINISTRATIVA: Es un documento laboral que se suscribe luego de que un trabajador comete una infracción al reglamento interno de la empresa o bien incumpla alguna cláusula del contrato.
ACTA CONSTITUTIVA: Es un acta que se suscribe frente a la autoridad competente para señalar la constitución de cualquier empresa.

EJEMPLO:

CONSEJO DE ADMINISTRACION

Sesión ordinaria del 19 de noviembre de 2014

Acta de la Sesión.

PRESIDENCIA: Señor Miguel Santos.

SECRETEARIA: señor Julián Sotomayor

ASISTENCIA: Señores Rodríguez, Santos, Sotomayor, Terán y Zamacona.

Hay quórum.

Se abre la sesión a las 19:00 horas.

RENUNCIA DEL SEÑOR FERNANDO RODRIGUEZ, gerente de la Compañía.

Se le dio lectura (Anexo 1).

Hablo en contra el señor Terán: “El gerente ha sido un gran servidor de la Compañía; un hombre ampliamente preparado en organización y en finanzas; una persona que ha dedicado 19 años de su vida al servicio de la Empresa.  El motivo que aduce para su renuncia (falta de confianza del Consejo) no es exacto. Porque creo que todos apoyamos al señor Rodríguez. Por lo tanto, la renuncia no debe aceptarse.”

En pro el señor Zamacona: “cuando ha dicho el señor Terán es exacto; pero las enfermedades del señor gerente nos obligan a designar un sustituto.  Propongo que se acepte la renuncia y se le haga presente el agradecimiento de la Compañía por sus eminentes servicios.

Se vote el asunto: se acepta la renuncia por tres votos exactos, pero las enfermedades del señor gerente nos obligan a designar un sustituto.  Propongo que se acepte la renuncia y se le haga presente el agradecimiento de la Compañía por sus eminentes servicios.”

SOLICITUD DEL SINDICATO DE OBREROS Y EMPLEADOS PARA UN AUMENTO DE VEINTE POR CINETO EN SALARIOS Y SUELDOS (Anexo 2).

En contra, el señor Zamacona: “las condiciones actuales de la Compañía no permiten recargo alguno en los costos de manufactura; el último balance acuso una utilidad de 5% sobre el capital invertido;  los empleados y obreros tuvieron aumento de 10% al iniciarse el año en curso.”

Surgió la Presidencia que el asunto se reserve para cuando su  nombre nuevo gerente.

Se acepta la sugerencia  de la Presidencia. Se reserva el asunto para cuando ha nuevo gerente.

DONATIVO A LA CRUZ  ROJA MEXICANA.  Se leyó la solicitud para que la Compañía contribuya con una cuota especial destinada al senatorio infantil (Anexo 3).

Aprobada por unanimidad: Aportara diez mil pesos.

Se levantó la sesión a las 20:30 horas.

Con exposiciones de asuntos, debates y acuerdos, expuestos en forma clara, precisa, propia, breve y con márgenes escalonados.  Es verdaderamente práctica para su redacción y consulta.

MELCH/jrg

ACTA DE NACIMIENTO.

ACTA DE MATRIMONIO. 

ACTA DE DEFUNCIÓN. 

ACTA ADMINISTRATIVA.

ACTA CONSTITUTIVA.

CONVOCATORIA

Convocatoria

Convocatoria es algo o alguien que convoca. El concepto también se utiliza para nombrar al escrito o anuncio con que se convoca. Para comprender este concepto, debemos saber que el verbo convocar refiere a citar o llamar a una o más personas para que asistan a determinado acto o lugar.

EJEMPLO:

CONVOCATORIA

México,  D.F., 19 de noviembre de 2014

A los compañeros miembros de esta Cooperativa:

                Por acuerdo de nuestro consejo de Administración, y con apoyo en el artículo 117 de nuestros Estatutos, se convoca a ustedes a una Asamblea General Extraordinaria, para el próximo miércoles 26 del corriente, a las 16:00 horas en punto, en las oficinas generales de la Central Distribuidora, Avenida Juárez 187.

La sesión se efectuara conforme a la siguiente:

ORDEN DEL DIA

1º. Lectura, y aprobación en su caso, del acta

de la asamblea ordinaria anterior.

2º. Lectura y trámite de correspondencia.

3º. Estudio y discusión del proyecto presentado

 Por la comisión de Proveeduría, para el mejor

Aprovechamiento de nuestros recursos.

4º. Estudio y discusión del dictamen presentado

por la Comisión de hacienda,

Para reorganizar los servicios de la Cooperativa.

Atentamente

POR LA EMANCIPACION ECONOMICA DEL TRABAJADOR

Empleados y obreros de Carpintería, S. C.  L.

Miguel J. Bustamante

Secretario

MJB/rbl

Documento expedido por personas autorizadas, mediante el cual se convoca o cita a los interesados par que se reúnan a dar trámite que corresponda a los asuntos que se comunican en la propia convocatoria, o de conformidad con lo previamente establecido.

MELCH/jrg